Waar gaat het over?
Een aantal jaar geleden werd het UBO-register ingevoerd om de controle op het witwassen van geld en de financiering van terrorisme verder aan te scherpen. Elke Belgische vennootschap, vzw, maatschap of stichting dient zo de uiteindelijke begunstigde van de entiteit te registreren in het zogenaamde UBO-register ("Ultimate Beneficial Owner").
Wat is er recent gewijzigd?
Deze bekendmakingsverplichting, die in de meeste gevallen samen met jouw boekhouder/accountant in orde werd gemaakt, werd nadien aangescherpt door een Koninklijk Besluit (K.B.) in 2020. Naast de verplichte registratie van de uiteindelijke begunstigden en de jaarlijkse confirmatie, dient er voortaan ook een bewijs geleverd te worden dat de informatie over de uiteindelijke begunstigde in het register wel degelijk adequaat, nauwkeurig en actueel is.
De deadline voor deze bijkomende verplichting verstrijkt op 31 augustus 2021.
Let zeker ook op wanneer je al geregistreerd was vóór 11 oktober 2020, want indien jouw vennootschap zich vóór 11 oktober 2020 (de datum van de inwerkingtreding van het nieuwe Koninklijk Besluit) reeds had geregistreerd via MyMinfin, dan voldoe je nog niet aan het bovenvermelde K.B.
Over welke bewijsstukken hebben we het?
Vooreerst moet de volgende informatie over de uiteindelijke begunstigde(n) reeds geregistreerd zijn op het elektronisch platform van de overheid MyMinfin:
Voornaam, achternaam, geboortedatum en nationaliteit
Volledig verblijfsadres
Begindatum uiteindelijke begunstigde
Rijksregisternummer of identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ)
Het nieuwe KB geeft verder niet uitdrukkelijk weer welke bewijsstukken kunnen dienen om er voor te zorgen dat het register "adequaat, nauwkeurig en actueel" is. In de bedrijfsvoering zijn er echter een aantal documenten die hiervoor kunnen dienen zoals een kopie van het aandelenregister, statuten van de vennootschap, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële aktes, enz. Alle documenten dus waaruit duidelijk blijkt wie de uiteindelijke begunstigde is.
Dit bewijs kan eveneens opgeladen worden op MyMinfin. Gezien dit nog niet mogelijk was voor 11 oktober 2020, moeten ook deze bewijsdocumenten alsnog opgeladen worden.
Is daarmee de kous af?
Neen. De registratie is geen eenmalige verplichting. Vooreerst moet bij elke wijziging het register aangepast worden conform de realiteit en vervolgens dient de informatieplichtige jaarlijks de juistheid ervan te bevestigen.
Elke verplichting met betrekking tot het UBO-register moet ook strikt nageleefd worden want bij een inbreuk op één van de verplichtingen kan een administratieve geldboete van 250 tot 50.000 EUR worden opgelegd. Strafrechtelijk kunnen de geldboetes nog hoger liggen.
Het is dus van uitermate belang bovenstaande verplichtingen goed op te volgen. Wij helpen jou uiteraard als gecertificeerd accountant pro-actief met deze nieuwe verplichtingen. Voor meer informatie of vragen, aarzel dan niet ons te contacteren.
PS: Ook om jouw UBO register up-to-date te houden, benutten wij alle digitale tools tot het uiterste. Zo maken wij gebruik van het digitale aandeelhoudersregister Estox om jouw papieren aandeelhoudersregister overbodig te maken. Door Estox te gebruiken worden ook alle gegevens voor het UBO register gesynchroniseerd met de MyMinfin omgeving van de overheid.