Doet u als bedrijfsleider regelmatig beroepsmatige verplaatsingen in het binnen- en/of buitenland? Dan kan u forfaitaire onkostenvergoedingen ontvangen van uw vennootschap. Indien u zich aan bepaalde fiscale en sociale spelregels houdt, vormt dit geen belastbaar inkomen maar een loutere vergoeding van gemaakte kosten. We leggen het hieronder verder uit.
Forfaitaire dagvergoedingen voor dienstreizen in het binnenland
Forfaitaire vergoeding voor maaltijden en dranken
U bent als bedrijfsleider gedurende een bepaald aantal dagen op dienstreis? Dan kunnen de gemaakte kosten van maaltijden en dranken op forfaitaire basis worden terugbetaald. Als dienstreizen bedoelde verplaatsingen zijn: bezoek aan klanten, leveranciers, prospectie, opleidingen, enz. Beroepsverplaatsingen naar vaste plaatsen van tewerkstelling (meer dan 40 verplaatsingen per jaar) worden uitgesloten.
Voor de hoogte van deze forfaitaire vergoeding mogen we ons baseren op de vergoedingen die worden toegekend aan ambtenaren van de federale overheid. Er zijn een aantal voorwaarden die gelden om deze vergoedingen toe te kunnen kennen, waarvan de belangrijkste:
De maximale dagvergoeding bedraagt €17,41 per dag (per 01/01/2021)
Er is een verplaatsing van minimaal 6 uur per dag
Er kunnen maximaal 16 dagvergoedingen per maand worden toegekend
Wanneer u regelmatig binnenlandse dienstreizen moet maken, dan kan u als alternatief kiezen voor een maandelijkse forfaitaire vergoeding. Deze wordt in principe vastgesteld op basis van de gemaakte dienstreizen gedurende het voorgaande jaar en mag maximaal €278,56 per maand (€17,41 x max. 16 dagen) bedragen. De minimum verplaatsingsduur van 6 uur per dag geldt in dit geval niet.
De kostenvergoeding is voor de vennootschap aftrekbaar als beroepskost en privé niet belastbaar indien de bovenstaande regels gerespecteerd worden.
Belangrijk is wel dat de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) andere forfaits hanteert opdat de vergoedingen niet onderworpen zouden zijn aan sociale bijdragen.
Forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten
Voor binnenlandse beroepsverplaatsingen kan er, naast de forfaitaire vergoeding voor maaltijden en dranken, ook een forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten toegekend worden om de verblijfkosten te dekken van bedrijfsleiders die in België buiten hun woonplaats moeten logeren naar aanleiding van de uitoefening van hun functie.
Het maximale bedrag voor de forfaitaire vergoeding van deze overnachtingskosten bedraagt €130,58 per nacht (per 01/01/2021).
Let op: De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid aanvaardt ook hier andere (lagere) bedragen per nacht, die worden geacht de kosten van het avondmaal, logies en het ontbijt te dekken.
Forfaitaire dagvergoedingen voor dienstreizen in het buitenland
Als u voor de uitoefening van uw beroepswerkzaamheid in het buitenland bent en daar kleine uitgaven maakt voor eten, drank, lokaal vervoer en andere kleine uitgaven, dan kan u ook hiervoor een forfaitaire dagvergoeding toegekend krijgen door de vennootschap.
Hotel-en reiskosten zijn niet inbegrepen – hiervoor zijn nog steeds bewijsstukken nodig en gelden geen forfaits.
De kosten worden terugbetaald door de vennootschap op basis van een vast bedrag per dag zonder dat u daarvoor facturen, bonnetjes, enz. moet voorleggen. Wel moet u voor de dagen waarvoor u deze vergoeding krijgt, kunnen verantwoorden wanneer, waar, met wie en voor hoe lang u weg bent geweest. Een goede administratie is dus onontbeerlijk.
Deze kosten zijn in hoofde van de vennootschap aftrekbaar als beroepskost en privé niet belastbaar in hoofde van de bedrijfsleider.
Om te bepalen welke bedragen aanvaardbaar zijn, kan u een beroep doen op een landenlijst die van toepassing is voor ambtenaren van Buitenlandse Zaken. Bedragen variëren op basis van land, personeelscategorie en duurtijd.
Conclusie
Wanneer u als bedrijfsleider of werknemer beroepsmatige verplaatsingen doet in het binnen- en/of buitenland, dan kan het interessant zijn om de gemaakte kosten door uw vennootschap op forfaitaire basis te laten terugbetalen. Het is daarbij zeer belangrijk om de fiscale en sociale spelregels te begrijpen, toe te passen en bewijskrachtig te onderbouwen.
Meer weten of een onkostenbeleid uitstippelen? Neem contact met ons op en we leggen het graag verder uit.